Mobile Zeiterfassung mit GPS per App
Mit der GPS-Zeiterfassung können Unternehmen bei mobilen Arbeitszeitbuchungen zusätzlich den jeweiligen Standort dokumentieren. Das ist besonders für Betriebe mit wechselnden Einsatzorten interessant – beispielsweise im Handwerk, in der Gebäudereinigung oder im Außendienst.
Bei der TimO-Zeiterfassungs-App lässt sich die GPS-Standorterfassung optional nutzen. So können Arbeitszeiten und der zugehörige Buchungsort gemeinsam nachvollzogen werden. Dabei ist wichtig: Die Standorterfassung bei einer Zeitbuchung ist nicht mit einer dauerhaften GPS-Überwachung gleichzusetzen. Auch die Standortbeschränkung durch Geofencing ist eine eigenständige Funktion.
Dieser Beitrag erklärt, wie GPS-Zeiterfassung mit TimO funktioniert, welche Einsatzmöglichkeiten es gibt und worin sich GPS-Standorterfassung und Geofencing unterscheiden.
Mobile GPS-Zeiterfassung mit App
Mit der TimO-Zeiterfassungs-App können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten direkt am Einsatzort erfassen – beispielsweise auf Baustellen, bei Kunden oder im Außendienst. Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende lassen sich mobil dokumentieren, ohne dass Zeiten nachträglich von Papier-Stundenzetteln übertragen werden müssen.
Ist die GPS-Standorterfassung aktiviert, kann bei einer Zeitbuchung zusätzlich der Standort erfasst und der Buchung zugeordnet werden. So können berechtigte Personen nachvollziehen, wo eine Arbeitszeitbuchung vorgenommen wurde. Das erleichtert die Zuordnung von Zeiten zu wechselnden Einsatzorten und die Prüfung von Buchungen.
Wichtig: Die GPS-Funktion dient der standortbezogenen Dokumentation einzelner Zeitbuchungen. Sie ist nicht mit einer lückenlosen Standortüberwachung während der Arbeitszeit gleichzusetzen. Ob und in welchem Umfang Standortdaten erfasst werden dürfen, muss das Unternehmen vor dem Einsatz datenschutzrechtlich prüfen. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag Ist Zeiterfassung mit GPS erlaubt?.
Wie funktioniert die GPS-Zeiterfassung mit der TimO-App?
Mit der TimO-Zeiterfassungs-App für iOS und Android können Mitarbeitende ihren Arbeitsbeginn, Pausen und das Arbeitsende direkt über das Smartphone erfassen. Die Zeitbuchungen werden digital dokumentiert und stehen für die weitere Verarbeitung in TimO zur Verfügung.
Bei aktivierter GPS-Standorterfassung kann die App zusätzlich die Position zum Zeitpunkt einer Zeitbuchung übermitteln. Dadurch lassen sich Arbeitszeit und Buchungsort gemeinsam nachvollziehen, ohne dass dafür eine durchgehende Standortverfolgung erforderlich ist.
Die App bietet eine deutsche und eine englische Benutzeroberfläche. Die Spracheinstellungen können für Mitarbeitende individuell festgelegt werden. Weitere Informationen zu den Funktionen finden Sie auf der Seite zur TimO-Zeiterfassung.
Für welche Branchen und Einsatzorte eignet sich GPS-Zeiterfassung?
Die GPS-Zeiterfassung mit der TimO-App eignet sich besonders für Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmäßig an wechselnden Orten arbeiten. Die Standortinformation bei einer Zeitbuchung kann helfen, Arbeitszeiten dem jeweiligen Einsatzort zuzuordnen.
Typische Einsatzbereiche sind:
- Handwerk und Baustellen: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten direkt am jeweiligen Einsatzort. Die Standortangabe erleichtert die Zuordnung der Buchungen zu unterschiedlichen Baustellen.
- Gebäudereinigung: Bei wechselnden Reinigungsobjekten können Zeitbuchungen mit dem jeweiligen Standort dokumentiert werden.
- Außendienst und Kundenservice: Beschäftigte erfassen Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende unterwegs, beispielsweise bei Kundenterminen oder Serviceeinsätzen.
Auch auf Dienstreisen können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten mobil erfassen. Ob zusätzlich GPS-Standortdaten erforderlich sind, sollte das Unternehmen abhängig vom konkreten Einsatzzweck entscheiden.
Entscheidend ist nicht die Branche allein, sondern der tatsächliche Bedarf: Eine GPS-Standorterfassung ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Buchungsort für die Organisation oder Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeiten relevant ist.
Wie lassen sich GPS-Standortdaten und Arbeitszeiten auswerten?
Mit TimO können Unternehmen mobile Zeitbuchungen und die zugehörigen Standortinformationen zentral auswerten. Ist die GPS-Funktion aktiviert und wurde ein Standort zur Buchung erfasst, lässt sich nachvollziehen, wann und an welchem Ort die Zeitbuchung vorgenommen wurde.
Die erfassten Arbeitszeiten können nach Mitarbeitenden und Zeiträumen ausgewertet werden. So lassen sich beispielsweise Buchungen für einzelne Tage, Wochen oder Monate prüfen und bei Bedarf mit den dokumentierten Einsatzorten abgleichen.
Wichtig: Die Standortinformation bezieht sich auf den jeweiligen Buchungsvorgang. Sie zeigt nicht automatisch, wo sich eine Person während der gesamten Arbeitszeit aufgehalten hat. Der Zugriff auf diese Daten sollte auf berechtigte Personen mit einem konkreten dienstlichen Bedarf beschränkt sein.
Welche datenschutzrechtlichen Voraussetzungen dabei gelten, erläutert unser Beitrag Ist Zeiterfassung mit GPS erlaubt?.
GPS-Zeiterfassung und Geofencing: Was ist der Unterschied?
GPS-Zeiterfassung und Geofencing nutzen Standortinformationen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Bei der GPS-Zeiterfassung kann der Standort zum Zeitpunkt einer Arbeitszeitbuchung dokumentiert werden. Beim Geofencing wird dagegen geprüft, ob sich das Smartphone innerhalb eines zuvor festgelegten geografischen Bereichs befindet.
Unternehmen können beispielsweise einen Bereich um eine Baustelle, ein Betriebsgelände oder einen anderen Einsatzort definieren. Bei entsprechend eingerichtetem Geofencing sind Zeitbuchungen nur innerhalb des festgelegten Bereichs möglich. Dadurch lässt sich der zulässige Buchungsort auf bestimmte Einsatzorte begrenzen.
Wichtig: Geofencing ist bei TimO eine separat erhältliche Funktion und nicht automatisch Bestandteil jeder GPS-Zeiterfassung. Ob diese Standortbeschränkung im Unternehmen erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist, muss vor dem Einsatz geprüft werden.
Wie die Einrichtung und Nutzung im Detail funktioniert, erfahren Sie im Beitrag Mobile Zeiterfassung mit Geofencing.
GPS-Zeiterfassung mit Auftrags- und Projektzeiten verbinden
Neben der Erfassung von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende können Unternehmen mit TimO auch Arbeitszeiten auf Aufträge und Projekte buchen. Das ist besonders bei wechselnden Einsatzorten hilfreich, wenn nachvollziehbar sein soll, wie viel Arbeitszeit für einen bestimmten Kundenauftrag angefallen ist.
Die GPS-Standortinformation kann dabei den Ort einer mobilen Zeitbuchung dokumentieren. Die Auftragszeiterfassung dient dagegen dazu, geleistete Zeiten einem Auftrag oder Projekt zuzuordnen. Beide Informationen erfüllen unterschiedliche Aufgaben und sollten nicht miteinander verwechselt werden.
Durch die digitale Erfassung entfällt die manuelle Übertragung von Papier-Stundenzetteln. Für die weiterführende Auswertung und Abrechnung können Unternehmen die entsprechenden Funktionen der TimO-Auftrags- und Projektzeiterfassung nutze
Mobile Zeitbuchungen und Pausen zentral verwalten
Die mobile GPS-Zeiterfassung lässt sich mit der allgemeinen Arbeitszeitverwaltung in TimO verbinden. Mitarbeitende erfassen ihren Arbeitsbeginn, ihre Pausenzeiten und das Arbeitsende über die App. Die Zeitbuchungen können anschließend zentral ausgewertet werden.
In TimO lassen sich außerdem Wochenarbeitszeiten, Soll-Stunden und Arbeitszeitkonten verwalten. So können Unternehmen mobile Zeitbuchungen in ihre bestehenden Arbeitszeitprozesse einbinden.
Wichtig: Die GPS-Standorterfassung ist für die Dokumentation von Pausen, Überstunden oder Gleitzeit nicht grundsätzlich erforderlich. Sie sollte nur eingesetzt werden, wenn die zusätzliche Standortinformation für den jeweiligen Zweck benötigt wird.
Mobile GPS-Zeiterfassung mit TimO kennenlernen
Ob auf Baustellen, bei Kunden oder im Außendienst: Mit der TimO-Zeiterfassungs-App können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten direkt am Einsatzort dokumentieren. Bei aktivierter GPS-Funktion lassen sich Zeitbuchungen zusätzlich mit Standortinformationen zum Buchungszeitpunkt verknüpfen.
Unternehmen können die mobile Erfassung mit weiteren TimO-Funktionen zur Arbeitszeitverwaltung und Auftragszeiterfassung kombinieren. So lassen sich Zeitbuchungen zentral verwalten und für die betrieblichen Abläufe nutzen.
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