Die beste Zeiterfassungssoftware 2026: 7 Systeme im Vergleich

Welche ist die beste Zeiterfassungssoftware für Ihr Unternehmen? Das hängt nicht allein vom Preis ab. Entscheidend ist, ob das System zu Ihren Arbeitszeitmodellen, den benötigten Erfassungswegen und den betrieblichen Abläufen passt. Während manche Lösungen auf eine einfache Arbeitszeiterfassung spezialisiert sind, bieten andere zusätzliche Funktionen für Projektzeiten, Schichtplanung oder Personalverwaltung.

In unserem Zeiterfassungssoftware-Vergleich 2026 stellen wir sieben Anbieter gegenüber: TimO®, TimeTac, Personio, Toggl Track, ATOSS Time Control, Crewmeister und Shiftbase. Wir vergleichen Funktionen, Apps, Terminals, Schnittstellen, Datenschutzangaben und Kosten. Außerdem zeigen wir, welche Systeme sich für unterschiedliche Unternehmensanforderungen eignen und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Recherchestand: 23. Juli 2026. Preise, Funktionen und Tarifgrenzen können sich ändern. Prüfen Sie die aktuellen Konditionen vor einer Entscheidung direkt beim jeweiligen Anbieter.

01 Welche Zeiterfassungssoftware ist die beste für Ihr Unternehmen?

Die beste Zeiterfassungssoftware gibt es nicht für jedes Unternehmen gleichermaßen. Entscheidend sind die benötigten Funktionen, die Arbeitsplätze Ihrer Beschäftigten und die Prozesse, in die sich das System einfügen soll. Ein Handwerksbetrieb mit mobilen Teams hat beispielsweise andere Anforderungen als eine Agentur mit Projektabrechnung oder ein Unternehmen mit komplexer Schichtplanung.

Die sieben Lösungen in unserem Vergleich setzen unterschiedliche Schwerpunkte:

• TimO®: Für Unternehmen, die Arbeitszeiten über unterschiedliche Erfassungswege dokumentieren und bei Bedarf mit einer separaten Projektzeiterfassung kombinieren möchten.
• TimeTac: Für Unternehmen, die Arbeitszeiterfassung, Projektzeiten und Abwesenheitsverwaltung modular zusammenstellen möchten.
• Personio: Für Unternehmen, die Zeiterfassung als Bestandteil einer umfassenderen HR-Plattform einsetzen möchten.
• Toggl Track: Für Selbstständige, Agenturen und Projektteams, bei denen Projektaufwände, abrechenbare Stunden und Auswertungen im Vordergrund stehen.
• ATOSS Time Control: Für Unternehmen mit komplexeren Arbeitszeitmodellen, Schichtbetrieb und Anforderungen an die Personaleinsatzplanung.
• Crewmeister: Für kleinere Betriebe, Handwerksunternehmen und mobile Teams, die eine unkomplizierte Arbeitszeiterfassung suchen.
• Shiftbase: Für Unternehmen, die Arbeitszeiterfassung eng mit Dienstplanung, Schichten und Abwesenheiten verbinden möchten.

Die Reihenfolge ist keine Rangliste. Sie zeigt unterschiedliche Produktschwerpunkte und bedeutet nicht, dass ein Anbieter grundsätzlich besser ist als ein anderer.

Wie haben wir die Zeiterfassungssysteme verglichen?

Für die Einordnung berücksichtigen wir die öffentlich dokumentierten Funktionen und Konditionen der Anbieter. Im Mittelpunkt stehen:

• Erfassungswege: Browser, Smartphone-App, gemeinsam genutzte Geräte und Hardwareterminals.
• Arbeitszeitfunktionen: Arbeitszeitmodelle, Pausen, Überstunden, Zeitkonten und Korrekturen.
• Zusätzliche Prozesse: Projektzeiterfassung, Abwesenheiten, Genehmigungen und Schichtplanung.
• Integrationen: Insbesondere DATEV, Lohnabrechnung und Möglichkeiten zum Datenaustausch.
• Datenschutz und Sicherheit: Veröffentlichte Angaben zu Hosting, Berechtigungen und Datenverarbeitung.
• Kosten: Einstiegspreise, Mindestnutzerzahlen, Tarifgrenzen und mögliche Zusatzleistungen.

Transparenzhinweis: Dieser Vergleich wird von TimO® veröffentlicht. TimO® ist selbst einer der vorgestellten Anbieter. Die Bewertungskriterien gelten deshalb für alle sieben Systeme gleichermaßen.

Die Einordnung basiert auf den veröffentlichten Anbieterinformationen und ist kein unabhängiger Praxistest. Wir haben die Systeme nicht unter identischen Testbedingungen geprüft. Nutzerbewertungen fließen nicht in die Bewertung ein, da hierfür keine einheitliche und transparent vergleichbare Datengrundlage zugrunde liegt.

02 Zeiterfassungssoftware im direkten Vergleich

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede der sieben Anbieter. Berücksichtigt werden Einstiegspreise, Erfassungswege, DATEV-Anbindungen, Projektzeiterfassung und typische Einsatzbereiche. Einzelne Funktionen können vom gewählten Tarif oder von kostenpflichtigen Zusatzmodulen abhängen.

Anbieter	Einstiegspreis	Erfassungswege	DATEV / Lohn	Projektzeit	Besonders geeignet für
TimO®	Ab 4,99 € netto je Nutzer/Monat, mindestens 5 Nutzer	Browser, App; Hardwareterminal und NFC als Erweiterungen	DATEV-Anbindung und Datenaustausch; konkreten Prozess prüfen	Separates Modul	Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitsplätzen und modularen Anforderungen
TimeTac	Modul- und nutzerabhängig; ggf. Basisgebühr	Browser, App, Multiuser-App, Hardwareterminal	DATEV-Schnittstellen	Verfügbar, abhängig vom Modul	KMU mit modularen Anforderungen
Personio	Individuelles Angebot	Browser, App, Kiosk; Hardware über Integrationen	DATEV-Anbindung verfügbar	Projektzuordnung	Unternehmen mit umfassender HR-Plattform
Toggl Track	Free bis 3 Nutzer; Starter ab 9 US-$ je Nutzer/Monat bei Jahreszahlung	Browser, Desktop, App	Keine native DATEV-Anbindung bestätigt	Kernfunktion	Agenturen, Selbstständige und Projektteams
ATOSS Time Control	Auf Anfrage	Mobile und stationäre Erfassung	Abrechnungsschnittstellen; DATEV-Verfahren prüfen	Projekt- und Auftragsdaten	Unternehmen mit komplexen Arbeitszeitmodellen
Crewmeister	Ab 1,50 € je Nutzer/Monat bei entsprechenden Mengen- und Zahlungsbedingungen	Browser, App, Terminalmodus	DATEV als kostenpflichtige Zusatzoption	Verfügbar, tarifabhängig	Kleinere Betriebe, Handwerk und mobile Teams
Shiftbase	Free-Tarif; Basic ab 30 € pro Monat	Browser, App, Tablet-Kiosk; weitere Terminals je nach Anbindung	DATEV-kompatibler Export; direkte API-Anbindung angekündigt	Kein zentraler Schwerpunkt	Gastronomie, Handel und Schichtbetriebe

Hinweis zu den Preisen: Die Einstiegspreise sind nicht unmittelbar vergleichbar. Je nach Anbieter gelten unterschiedliche Mindestnutzerzahlen, Paketgrößen, Zahlungsintervalle und Zusatzkosten. Die Tabelle ersetzt deshalb kein individuelles Angebot.

Hinweis zur Vergleichsmethodik: Die Angaben beruhen auf öffentlich verfügbaren Anbieterinformationen. „Nicht bestätigt“ bedeutet nicht automatisch, dass eine Funktion technisch unmöglich ist. Entscheidend sind der gebuchte Tarif und die konkret unterstützten Prozesse.

02 Worauf sollten Unternehmen beim Vergleich von Zeiterfassungssystemen achten?

Ein Zeiterfassungssoftware-Vergleich sollte über den monatlichen Lizenzpreis hinausgehen. Entscheidend ist, ob die Lösung die tatsächlichen Arbeitsabläufe abbildet und sich mit vertretbarem Aufwand einführen und verwalten lässt.

Die folgenden sieben Kriterien helfen dabei, verschiedene Anbieter systematisch zu bewerten.

1. Welche Erfassungswege werden benötigt?

Je nach Arbeitsplatz kommen unterschiedliche Möglichkeiten der Zeiterfassung infrage:

• Browser: Für Beschäftigte am PC, im Büro oder im Homeoffice.
• Smartphone-App: Für Außendienst, mobile Teams und wechselnde Arbeitsorte.
• Tablet-Kiosk oder Team-Buchung: Für gemeinsam genutzte Geräte und Arbeitsplätze ohne eigenen Computer.
• Hardwareterminal: Für feste Buchungspunkte, beispielsweise in Produktion, Werkstatt oder Filiale.
• NFC: Für Unternehmen, die eine Zeiterfassung mit geeigneten NFC-Medien oder NFC-Erfassungsgeräten benötigen.

Wichtig: Ein Tablet im Kioskmodus ist nicht dasselbe wie ein eigenständiges Hardwareterminal. Prüfen Sie außerdem, ob verschiedene Buchungswege kombiniert werden können und welche Geräte oder Zusatzmodule dafür erforderlich sind.

2. Welche Arbeitszeitmodelle unterstützt das System?

Die Software sollte die im Unternehmen geltenden Arbeitszeitregelungen abbilden können. Dazu gehören beispielsweise Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit, Pausen, Überstunden und Zeitkonten.

Prüfen Sie insbesondere, ob sich Arbeitszeitregeln bei Änderungen von Arbeitsverträgen, betrieblichen Vereinbarungen oder Arbeitsmodellen anpassen lassen.

Wichtig sind außerdem nachvollziehbare Abläufe für fehlende Buchungen, nachträgliche Korrekturen und Freigaben.

3. Sind Abwesenheiten und Genehmigungen enthalten?

Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung greifen im betrieblichen Alltag häufig ineinander.

Vergleichen Sie deshalb, ob die Software folgende Prozesse unterstützt:

• Urlaubsanträge und Genehmigungen
• Abwesenheitsübersichten
• Vertretungsregelungen
• Teamkalender
• Unterschiedliche Berechtigungen für Beschäftigte und Vorgesetzte

Entscheidend ist der tatsächliche Leistungsumfang: Bei manchen Anbietern sind diese Funktionen Bestandteil des regulären Pakets, bei anderen benötigen Unternehmen zusätzliche Module.

4. Welche Schnittstellen und Datenexporte gibt es?

Besonders wichtig ist die Verbindung zur Lohnabrechnung, beispielsweise über DATEV.

Der Begriff DATEV-Anbindung kann jedoch unterschiedliche Verfahren beschreiben: einen Datei-Export, eine direkte Schnittstelle oder die Nutzung eines bestimmten DATEV-Dienstes.

Klären Sie deshalb vor der Auswahl:

• Welche Daten werden übertragen – beispielsweise Arbeitsstunden, Abwesenheiten oder Zuschläge?
• Erfolgt die Übertragung automatisch oder über einen manuellen Dateiimport?
• Welches Lohnprogramm beziehungsweise welcher DATEV-Dienst wird unterstützt?
• Wie werden nachträgliche Korrekturen behandelt?
• Sind Schnittstellen und Exporte im Preis enthalten?

Wenn zusätzlich Projektzeiten erfasst werden sollen, prüfen Sie, ob die Zuordnung zu Projekten, Kunden oder Aufträgen möglich ist und ob dafür ein separates Modul benötigt wird.

5. Wie werden Datenschutz und Sicherheit umgesetzt?

Bei der Zeiterfassung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Unternehmen sollten deshalb nicht allein auf den beworbenen Serverstandort achten.

Wichtige Prüfpunkte sind:

• Hosting und Datenstandort
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• Rollen und Zugriffsrechte
• Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
• Aufbewahrung, Löschung und Datenexport
• Unterauftragnehmer und mögliche Drittlandtransfers

Werden Standortinformationen bei mobilen Buchungen verarbeitet, müssen Zweck und Erforderlichkeit dieser Datenverarbeitung gesondert geprüft werden.

Ein Serverstandort in Deutschland bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Anforderungen der DSGVO erfüllt sind.

6. Welcher Aufwand entsteht bei Einführung und Support?

Neben dem Funktionsumfang entscheidet die praktische Umsetzung darüber, ob ein Zeiterfassungssystem im Unternehmen funktioniert.

Prüfen Sie, welche Unterstützung der Anbieter bei Einrichtung, Datenübernahme, Konfiguration von Arbeitszeitmodellen und Schulung bietet.

Ebenso wichtig sind die verfügbaren Supportkanäle, Servicezeiten und mögliche Zusatzkosten. Unternehmen mit mehreren Standorten oder unterschiedlichen Beschäftigtengruppen sollten den Einführungsaufwand besonders sorgfältig bewerten.

7. Wie hoch sind die tatsächlichen Gesamtkosten?

Der niedrigste Einstiegspreis ist nicht zwangsläufig das günstigste Angebot.

Für einen fairen Vergleich sollten Unternehmen neben den Nutzerlizenzen auch folgende Kosten berücksichtigen:

• Mindestnutzerzahlen und Vertragslaufzeiten
• Hardwareterminals und NFC-Erweiterungen
• Zusätzliche Module, etwa für Projektzeit oder Schichtplanung
• Schnittstellen und besondere Integrationen
• Einrichtung, Schulung und Support
• Mögliche Kosten bei Erweiterung auf zusätzliche Standorte oder Beschäftigte

Empfehlung: Lassen Sie sich für zwei oder drei geeignete Systeme ein Angebot auf Basis derselben Nutzerzahl und derselben benötigten Funktionen erstellen. Erst dann lassen sich die tatsächlichen Gesamtkosten sinnvoll vergleichen.er, sondern auch die Möglichkeit, weitere Standorte, Arbeitszeitmodelle oder Genehmigungsprozesse abzubilden.

03 Die sieben Zeiterfassungssysteme im Detail

1. TimO®

TimO® ist eine webbasierte Software zur Arbeitszeiterfassung, die sich für unterschiedliche Arbeitsplätze und Beschäftigtengruppen einsetzen lässt. Mitarbeitende können Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen im Browser oder über die TimO®-App für iOS und Android erfassen. Für feste oder wechselnde Einsatzorte stehen ergänzende Erfassungswege wie Hardwareterminals, NFC und Team-Zeiterfassung zur Verfügung.

Zur Arbeitszeitverwaltung gehören unter anderem Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten, Überstunden sowie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Die Buchungen werden zentral zusammengeführt und können entsprechend den eingerichteten Berechtigungen ausgewertet werden. Für Unternehmen mit projektbezogenen Abläufen ist eine separate Projektzeiterfassung erhältlich.

Stärken

• Mehrere Erfassungswege: Browser und Smartphone-App sowie ergänzende Terminal-, NFC- und Team-Lösungen.
• Arbeitszeitverwaltung: Arbeitszeitmodelle, Pausen, Zeitkonten und Auswertungen.
• Abwesenheiten: Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung im regulären Leistungsumfang der Arbeitszeiterfassung.
• Integrationen: DATEV-Anbindung sowie Möglichkeiten zum Datenimport und -export; die konkret unterstützten Datenwege sind vorab zu klären.
• Hosting und Service: Hosting in Deutschland sowie Support und Wartung im veröffentlichten Lizenzpreis enthalten.
• Testmöglichkeit: Die Arbeitszeiterfassung kann 30 Tage kostenlos getestet werden.

Zu beachten

• Zusatzleistungen: Projektzeiterfassung, Hardwareterminals, NFC-Erweiterungen, Geofencing und Schichtplanung sind gesondert zu berücksichtigen.
• Preise: Die Arbeitszeiterfassung kostet ab fünf Nutzern 4,99 € netto pro Nutzer und Monat. Für Einzelnutzer und größere Teams gelten andere Preisstufen.
• Schnittstellen: Vor der Einführung sollte geklärt werden, welche DATEV-Daten und weiteren Informationen über die gewünschte Anbindung übertragen werden.
• Modulauswahl: Der Gesamtpreis hängt davon ab, welche zusätzlichen Produkte und Erfassungswege das Unternehmen benötigt.

Geeignet für: Kleine, mittlere und größere Unternehmen, die Arbeitszeiten im Büro, Homeoffice oder an mobilen Einsatzorten erfassen und zentral verwalten möchten. Besonders relevant ist TimO® für Betriebe mit unterschiedlichen Beschäftigtengruppen und dem Bedarf, mehrere Erfassungswege zu kombinieren.

Weitere Informationen: TimO® – Digitale Zeiterfassung

2. TimeTac

TimeTac ist eine modular aufgebaute Software für Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Unternehmen können die benötigten Funktionen entsprechend ihren Anforderungen kombinieren. Arbeitszeiten lassen sich unter anderem im Browser, über Smartphone-Apps oder an gemeinsam genutzten Erfassungsgeräten buchen.

Die Software unterstützt die Verwaltung von Arbeitszeitmodellen, Überstunden und Abwesenheiten. Für projektorientierte Unternehmen bietet TimeTac zusätzlich die Erfassung und Auswertung von Zeiten auf Projekte, Kunden und Tätigkeiten.

Stärken

• Modularer Aufbau: Arbeitszeit- und Abwesenheitsverwaltung sowie Projektzeiterfassung lassen sich bedarfsgerecht kombinieren.
• Flexible Erfassungswege: Browser, Smartphone-App, Multiuser-App für gemeinsam genutzte Android-Geräte und Hardwareterminals.
• Arbeitszeitverwaltung: Arbeitszeitmodelle, Überstunden und Auswertungen.
• Projektzeiterfassung: Zuordnung von Zeiten zu Projekten, Kunden und Tätigkeiten mit entsprechenden Auswertungen.
• DATEV-Integration: Offizielle Schnittstellen für die Übertragung lohnrelevanter Daten an DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt.
• Erweiterbarkeit: Weitere Schnittstellen und API-Möglichkeiten für die Anbindung an bestehende Systeme.

Zu beachten

• Preismodell: Die Kosten hängen von der Nutzerzahl, den gewählten Modulen und dem Abrechnungsmodell ab. Bei Arbeitszeit- und Abwesenheitsverwaltung fällt zusätzlich eine Basisgebühr an.
• Zusätzliche Erfassungsgeräte: Hardwareterminals und Multiuser-Zugänge können weitere Kosten verursachen.
• DATEV-Schnittstelle: Die Integration ist gesondert zu kalkulieren. Welche Daten übertragen werden und welche Einrichtung erforderlich ist, sollte vorab geklärt werden.
• Funktionsumfang: Nicht jede Funktion gehört automatisch zum gewählten Tarif. Der benötigte Umfang sollte vor Vertragsabschluss geprüft werden.

Geeignet für: Kleine und mittlere Unternehmen sowie größere Organisationen, die Arbeitszeiten, Abwesenheiten und gegebenenfalls Projektzeiten in einer modularen Lösung verwalten möchten. TimeTac ist insbesondere dann interessant, wenn unterschiedliche Erfassungswege und eine Anbindung an die Lohnabrechnung benötigt werden.

Weitere Informationen: TimeTac – Zeiterfassung

3. Personio

Personio ist eine HR-Plattform, die Arbeitszeiterfassung mit weiteren Personalprozessen verbindet. Unternehmen können damit unter anderem Mitarbeiterdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und vorbereitende Lohnabrechnung zentral verwalten.

Beschäftigte erfassen ihre Zeiten über den Browser, die Smartphone-App oder ein gemeinsam genutztes Zeiterfassungsgerät. Personio unterstützt feste und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Genehmigungsabläufe. Auch projektbezogene Zeiteinträge sind möglich.

Stärken

• Integrierte HR-Plattform: Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung, Abwesenheiten und vorbereitende Lohnbuchhaltung in einer Lösung.
• Verschiedene Erfassungswege: Browser, Smartphone-App und gemeinsamer Zeiterfassungskiosk.
• Arbeitszeitverwaltung: Feste und flexible Arbeitszeitmodelle, Zeiteinträge und Freigabeprozesse.
• Abwesenheitsmanagement: Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit Anbindung an weitere HR-Prozesse.
• DATEV-Integration: Datenübertragung an DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt über unterstützte DATEV-Datenservices.
• Projektzeiten: Projektbezogene Erfassung von Arbeitszeiten.

Zu beachten

• Preise: Personio veröffentlicht keine einheitlichen Einstiegspreise für alle Unternehmen. Die Kosten richten sich nach dem vereinbarten Paket und dem individuellen Angebot.
• Plattformumfang: Wer ausschließlich Arbeitszeiten erfassen möchte, sollte prüfen, ob die zusätzlichen HR-Funktionen tatsächlich benötigt werden.
• Tarifabhängige Leistungen: Erweiterte Funktionen und Integrationen können vom gebuchten Paket abhängen.
• DATEV-Prozesse: Nicht jede abrechnungsrelevante Information wird zwangsläufig über denselben Datenservice übertragen. Der konkrete Datenumfang und die Einrichtung sollten mit Personio und der Lohnbuchhaltung abgestimmt werden.

Geeignet für: Vor allem mittelständische Unternehmen, die ihre Arbeitszeiterfassung mit Personalverwaltung, Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnungsprozessen verbinden möchten. Personio ist insbesondere dann interessant, wenn eine zentrale HR-Plattform gesucht wird und nicht nur ein eigenständiges Zeiterfassungssystem.

Weitere Informationen: Personio – Digitale Zeiterfassung

4. Toggl Track

Toggl Track ist eine Software zur Zeiterfassung mit Schwerpunkt auf Projektzeiten, Kundenaufträgen und abrechenbaren Stunden. Nutzer können Zeiten per Timer oder manuell erfassen und Projekten, Kunden und Aufgaben zuordnen. Die Erfassung ist im Browser sowie über Desktop- und Smartphone-Apps möglich.

Die Software bietet Berichte über erfasste Zeiten und unterstützt Unternehmen dabei, Projektaufwände auszuwerten. In kostenpflichtigen Tarifen kommen unter anderem Stundensätze, Projektbudgets und erweiterte Auswertungen hinzu.

Stärken

• Flexible Zeiterfassung: Timer, manuelle Einträge sowie Browser-, Desktop- und Smartphone-Apps.
• Projektbezogene Auswertungen: Erfasste Zeiten lassen sich Projekten, Kunden und Aufgaben zuordnen.
• Abrechenbare Stunden: Stundensätze und abrechenbare Zeiten können in kostenpflichtigen Tarifen ausgewertet werden.
• Berichte und Exporte: Auswertungen unterstützen Projektcontrolling und Rechnungsstellung.
• Integrationen: Anbindungen an zahlreiche Projektmanagement- und Geschäftsanwendungen sowie eine API.
• Kostenloser Einstieg: Ein Free-Tarif steht für Teams mit bis zu drei Nutzern zur Verfügung.

Zu beachten

• Schwerpunkt: Toggl Track ist besonders auf Projekt- und Tätigkeitszeiten ausgerichtet. Unternehmen sollten prüfen, ob die benötigten Arbeitszeitregeln, Zeitkonten und Personalprozesse ausreichend abgebildet werden.
• Tarifgrenzen: Funktionen wie abrechenbare Stundensätze, Projektbudgets und erweiterte Berichte sind teilweise kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten.
• Preise: Der Starter-Tarif beginnt bei 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die tatsächlichen Kosten hängen vom Tarif und Abrechnungsintervall ab.
• DATEV: Eine native DATEV-Anbindung ist anhand der geprüften offiziellen Informationen nicht bestätigt. Unternehmen mit DATEV-Lohnabrechnung sollten den erforderlichen Datenexport und mögliche Integrationen vorab klären.
• Stationäre Erfassung: Wer klassische Hardwareterminals oder eine gemeinsame Buchungsstation benötigt, sollte die verfügbaren Möglichkeiten gesondert prüfen.

Geeignet für: Selbstständige, Agenturen, Beratungsunternehmen und Projektteams, die Arbeitsaufwände nach Kunden und Projekten erfassen, abrechenbare Stunden auswerten und Projektbudgets im Blick behalten möchten.

Weitere Informationen: Toggl Track – Zeiterfassung

5. ATOSS Time Control

ATOSS Time Control ist eine modular aufgebaute Software für Arbeitszeiterfassung, Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung. Die Lösung richtet sich insbesondere an mittelständische Unternehmen, die unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Schichtpläne und Genehmigungsprozesse zentral verwalten möchten.

Arbeitszeiten können unter anderem über stationäre Erfassungsgeräte und mobile Anwendungen dokumentiert werden. Ergänzende Module ermöglichen die Personaleinsatzplanung, die Erfassung von Projekt- und Auftragsdaten sowie digitale Self-Service-Prozesse für Mitarbeitende und Führungskräfte.

Stärken

• Arbeitszeitmanagement: Verwaltung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle, Zeitkonten und betrieblicher Regelungen.
• Personaleinsatzplanung: Planung von Schichten und Personaleinsätzen unter Berücksichtigung betrieblicher Anforderungen.
• Verschiedene Erfassungswege: Stationäre Terminals und mobile Zeiterfassung.
• Digitale Workflows: Anträge und Genehmigungen, beispielsweise für Abwesenheiten und Zeitkorrekturen.
• Projekt- und Auftragsdaten: Ergänzendes Modul zur Zuordnung und Auswertung von Zeiten.
• DATEV-Anbindung: Dokumentierte Schnittstellen zu DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt.
• Betriebsmodelle: Nutzung in der Cloud oder als On-Premises-Lösung möglich.

Zu beachten

• Preise: Ein allgemein vergleichbarer öffentlicher Einstiegspreis ist nicht ausgewiesen. Unternehmen sollten ein individuelles Angebot für die benötigten Module und die geplante Nutzerzahl einholen.
• Modularer Funktionsumfang: Personaleinsatzplanung, mobile Anwendungen, Projektverfolgung und Self Services werden als eigene Module beschrieben. Der enthaltene Leistungsumfang muss im Angebot geklärt werden.
• Einführungsaufwand: Bei komplexen Arbeitszeitregeln, mehreren Standorten oder umfangreichen Schnittstellen ist eine sorgfältige Konfiguration erforderlich.
• DATEV-Prozess: Die konkret unterstützte Schnittstellenversion, die zu übertragenden Daten und mögliche Einrichtungskosten sollten vor Vertragsabschluss bestätigt werden.

Geeignet für: Insbesondere mittelständische Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen, Schichtbetrieb und erhöhtem Planungsbedarf. ATOSS Time Control kommt auch für größere Organisationen infrage, die Arbeitszeitmanagement, Personaleinsatzplanung und digitale Genehmigungsprozesse miteinander verbinden möchten.

Weitere Informationen: ATOSS Time Control – Produktübersicht

6. Crewmeister

Crewmeister ist eine cloudbasierte Software zur Arbeitszeiterfassung, die sich insbesondere an kleinere und mittlere Betriebe richtet. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten über den Browser, die Smartphone-App oder einen gemeinsam genutzten PC beziehungsweise ein Tablet im Terminalmodus erfassen.

Je nach Tarif bietet Crewmeister zusätzlich Funktionen für Projektzeiten, Überstunden, Urlaubsplanung und Abwesenheiten. Die Lösung gehört zum ATOSS-Portfolio, ist jedoch ein eigenständiges Produkt mit Schwerpunkt auf einer einfach einzuführenden Zeiterfassung.

Stärken

• Verschiedene Erfassungswege: Browser, iOS- und Android-App sowie Terminalmodus auf gemeinsam genutzten Geräten.
• Mobile Nutzung: Zeiterfassung per App auch ohne bestehende Internetverbindung; die Daten werden bei erneuter Verbindung synchronisiert.
• Projektzeiterfassung: Eine grundlegende Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten ist bereits im Go-Tarif vorgesehen.
• Abwesenheiten und Zeitkonten: Urlaubsplanung, weitere Abwesenheiten und einfache Überstundenverwaltung sind ab dem Easy-Tarif enthalten.
• DATEV-Anbindung: Eine kostenpflichtige DATEV-Integration ist als Zusatzleistung verfügbar.
• Testmöglichkeit: Crewmeister kann 14 Tage kostenlos und ohne automatische Vertragsverlängerung getestet werden.

Zu beachten

• Tarifabhängige Funktionen: Der Go-Tarif konzentriert sich auf die Arbeitszeiterfassung. Urlaubsverwaltung und Überstundenkonten gehören zum Easy-Tarif; erweiterte Projektfunktionen und zusätzliche Terminalvarianten zum Pro-Tarif.
• Preise: Der Go-Tarif beginnt bei 1,50 € netto pro Nutzer und Monat. Dieser Einstiegspreis gilt laut Anbieter bei 50 Beschäftigten und jährlicher Abrechnung. Für kleinere Teams können andere Preise gelten.
• Zusatzkosten: Die DATEV-Integration beginnt bei 0,60 € pro Nutzer und Monat. Schichtplanung ist ebenfalls als kostenpflichtige Erweiterung erhältlich.
• Standortdaten: Die App unterstützt GPS-Standorterfassung. Unternehmen sollten prüfen, ob sie diese Funktion benötigen und unter welchen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen sie eingesetzt werden kann.
• Terminalarten: Der Terminalmodus auf einem Tablet oder PC ist nicht mit einem eigenständigen Hardwareterminal gleichzusetzen.

Geeignet für: Insbesondere Handwerksbetriebe, kleinere Unternehmen und mobile Teams, die Arbeitszeiten ohne aufwendige technische Infrastruktur erfassen möchten. Crewmeister ist auch für Betriebe interessant, die bei Bedarf Urlaubsverwaltung, Projektzeiten oder Schichtplanung ergänzen möchten.

Weitere Informationen: Crewmeister – Digitale Zeiterfassung

7. Shiftbase

Shiftbase ist eine Software für Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Die Lösung richtet sich insbesondere an Unternehmen mit Schichtbetrieb, mehreren Teams oder wechselnden Personaleinsätzen.

Mitarbeitende können Arbeitszeiten über den Browser, die Smartphone-App oder einen gemeinsam genutzten Kiosk erfassen. Shiftbase verbindet die gebuchten Zeiten mit dem Dienstplan, sodass Führungskräfte Abweichungen prüfen, Stunden freigeben und Daten für die Lohnabrechnung vorbereiten können.

Stärken

• Dienstplanung: Schichten, Verfügbarkeiten, offene Dienste und Schichttausch lassen sich innerhalb der Software verwalten.
• Zeiterfassung: Buchungen per Browser, App oder gemeinsam genutztem Gerät; weitere Terminaloptionen werden angeboten.
• Abgleich mit dem Dienstplan: Geplante und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten können gegenübergestellt werden.
• Abwesenheitsverwaltung: Urlaubsanträge und Abwesenheiten lassen sich in die Personalplanung einbeziehen.
• Lohnvorbereitung: Freigegebene Stunden und weitere abrechnungsrelevante Daten können exportiert werden.
• Tarifauswahl: Neben kostenpflichtigen Paketen steht ein eingeschränkter Free-Tarif zur Verfügung.

Zu beachten

• Preise: Shiftbase bietet die Tarife Free, Basic, Premium und Enterprise. Basic beginnt bei 30 € pro Monat für sechs enthaltene Mitarbeitende; weitere Mitarbeitende werden zusätzlich berechnet.
• Tarifgrenzen: Die Anzahl der Mitarbeitenden, Kioskgeräte, Abteilungen und verfügbaren Funktionen unterscheidet sich je nach Paket.
• DATEV: Ein DATEV-kompatibler Export ist dokumentiert. Die direkte DATEV-Anbindung wird auf der Integrationsseite als noch in Entwicklung beschrieben. Unternehmen sollten den aktuell nutzbaren Übertragungsweg vorab bestätigen lassen.
• Zusatzleistungen: Erweiterte Integrationen und Unterstützung bei der Einrichtung können zusätzliche Kosten verursachen.
• Projektzeiten: Der Schwerpunkt liegt auf Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung, nicht auf einer spezialisierten Projektzeiterfassung mit umfassendem Projektcontrolling.

Geeignet für: Unternehmen aus Gastronomie, Handel, Hotellerie und anderen schichtorientierten Branchen, die Dienstpläne, Arbeitszeiten und Abwesenheiten gemeinsam verwalten möchten. Besonders interessant ist Shiftbase, wenn Arbeitszeiten regelmäßig mit geplanten Schichten abgeglichen werden sollen.

Weitere Informationen: Shiftbase – Zeiterfassung

04 Welche Zeiterfassungssoftware passt zu welchen Anforderungen?

Welche Zeiterfassungssoftware passt zu welchen Anforderungen?

Welches Zeiterfassungssystem am besten passt, hängt weniger von der Unternehmensgröße allein ab als von den täglichen Arbeitsabläufen. Entscheidend ist beispielsweise, ob Beschäftigte an festen Arbeitsplätzen, mobil, in Projekten oder im Schichtbetrieb arbeiten.

Die folgenden Beispiele helfen dabei, die Auswahl einzugrenzen.

Kleine und mittlere Unternehmen

Für kleinere und mittlere Unternehmen sind häufig eine einfache Einführung, überschaubare Kosten und eine zuverlässige Arbeitszeitverwaltung wichtig.

Crewmeister kommt insbesondere für Betriebe infrage, die eine unkomplizierte Zeiterfassung per App oder gemeinsam genutztem Gerät suchen. TimO® und TimeTac sind interessante Optionen, wenn unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, mehrere Erfassungswege oder zusätzliche Module benötigt werden.

Wer neben der Zeiterfassung auch umfangreiche Personalprozesse zentralisieren möchte, sollte Personio in die Auswahl aufnehmen.

Agenturen, Dienstleister und Projektteams

Wenn Beschäftigte ihre Zeiten regelmäßig Kunden, Projekten oder Aufträgen zuordnen, ist die Projektzeiterfassung ein wichtiges Auswahlkriterium.

Toggl Track ist auf Projektzeiten, abrechenbare Stunden und entsprechende Auswertungen ausgerichtet. TimeTac bietet ein eigenes Projektzeitmodul. Auch TimO® ermöglicht die Kombination von Arbeits- und Projektzeiterfassung über separate Produkte.

Entscheidend ist, ob ausschließlich Projektaufwände erfasst werden sollen oder zusätzlich Arbeitszeitkonten, Pausen, Abwesenheiten und weitere Personalprozesse erforderlich sind.

Außendienst, Handwerk und mobile Teams

Für Beschäftigte an wechselnden Einsatzorten ist eine mobile Zeiterfassung besonders wichtig. Neben einer Smartphone-App können gemeinsam genutzte Geräte, stationäre Terminals oder NFC-Lösungen sinnvoll sein.

Crewmeister richtet sich unter anderem an Handwerksbetriebe und mobile Teams. TimO® bietet mehrere kombinierbare Erfassungswege, darunter App, Hardwareterminal und NFC. Auch TimeTac unterstützt mobile Buchungen und gemeinsam genutzte Erfassungsgeräte.

Prüfen Sie vor der Entscheidung, ob eine Internetverbindung erforderlich ist, welche Geräte unterstützt werden und ob zusätzliche Hardwarekosten entstehen.

Unternehmen mit Schichtbetrieb

In Unternehmen mit wechselnden Diensten ist die Verbindung von Schichtplanung und tatsächlich erfassten Arbeitszeiten besonders relevant.

Shiftbase verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. ATOSS Time Control kommt insbesondere für Unternehmen mit komplexeren Arbeitszeitmodellen und Anforderungen an die Personaleinsatzplanung infrage.

Auch andere Systeme können Schichtfunktionen anbieten. Vergleichen Sie deshalb den tatsächlich benötigten Planungsumfang und mögliche Zusatzmodule.

Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen

Wenn Beschäftigte zwischen Büro, Homeoffice und mobilen Einsatzorten wechseln, sollte die Software verschiedene Erfassungswege mit einer zentralen Arbeitszeitverwaltung verbinden.

TimO® und TimeTac sind mögliche Optionen für Unternehmen, die Browser- und App-Erfassung kombinieren möchten. Personio ist zusätzlich interessant, wenn Arbeitszeiten eng mit der Personalverwaltung verbunden werden sollen.

Achten Sie darauf, dass Buchungen unabhängig vom Arbeitsort nachvollziehbar bleiben und Beschäftigte sowie Führungskräfte mit passenden Berechtigungen auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Unser Tipp: Wählen Sie anhand Ihrer Anforderungen zunächst zwei oder drei Systeme aus. Testen Sie anschließend typische Abläufe – etwa eine mobile Buchung, eine Zeitkorrektur, einen Urlaubsantrag und den Export für die Lohnabrechnung. So erkennen Sie schneller, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.

05 Zeiterfassungssoftware einführen: 6 Schritte zum Start

Ist die passende Zeiterfassungssoftware ausgewählt, kommt es auf eine sorgfältige Einführung an. Klare Arbeitszeitregeln, passende Erfassungswege und verständliche Abläufe helfen dabei, Fehler und zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu vermeiden.

Mit diesen sechs Schritten bereiten Sie den Einsatz im Unternehmen vor.

1. Anforderungen und Arbeitszeitregeln festlegen

Erfassen Sie zunächst, welche Beschäftigtengruppen, Arbeitsorte und Arbeitszeitmodelle berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören beispielsweise Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit und mobile Tätigkeiten.

Legen Sie außerdem fest, wie Pausen, Überstunden, fehlende Buchungen und nachträgliche Korrekturen behandelt werden sollen.

2. Erfassungswege und Berechtigungen einrichten

Entscheiden Sie, welche Beschäftigten Zeiten im Browser, per App oder an einem gemeinsam genutzten Gerät erfassen.

Richten Sie anschließend die benötigten Benutzerrollen und Zugriffsrechte ein. Beschäftigte, Führungskräfte, Personalabteilung und Lohnbuchhaltung benötigen in der Regel unterschiedliche Berechtigungen.

3. Datenschutz und betriebliche Vorgaben prüfen

Klären Sie vor dem Start, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wer darauf zugreifen darf und welche Aufbewahrungs- und Löschregeln gelten.

Prüfen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag, die technischen Schutzmaßnahmen und gegebenenfalls die Einbindung der Beschäftigtenvertretung.

Wenn Standortdaten erfasst werden sollen, ist deren Erforderlichkeit besonders sorgfältig zu bewerten.

4. Schnittstellen und Datenübertragung testen

Richten Sie benötigte Verbindungen zur Lohnabrechnung, Personalverwaltung oder zu anderen Systemen ein.

Testen Sie anhand konkreter Beispieldaten, ob Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Zuschläge und Korrekturen in der gewünschten Form übertragen werden.

Bei DATEV ist insbesondere zu prüfen, welcher Datenservice oder Exportweg genutzt wird und ob das empfangende Lohnprogramm die Daten korrekt verarbeitet.

5. Pilotbetrieb mit typischen Arbeitsabläufen durchführen

Starten Sie zunächst mit einer überschaubaren Gruppe von Beschäftigten.

Testen Sie dabei typische Situationen:

• Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen buchen
• Vergessene Buchungen korrigieren
• Urlaub beantragen und genehmigen
• Zwischen Büro und mobilem Einsatzort wechseln
• Zeitkonten und Auswertungen kontrollieren
• Daten für die Lohnabrechnung bereitstellen

Dokumentieren Sie Probleme und passen Sie die Konfiguration an, bevor alle Beschäftigten mit dem System arbeiten.

6. Beschäftigte informieren und Regelbetrieb überprüfen

Erklären Sie den Beschäftigten, wie sie ihre Zeiten erfassen, Buchungen korrigieren und Unterstützung erhalten. Kurze Anleitungen und feste Ansprechpartner erleichtern den Einstieg.

Kontrollieren Sie nach der Einführung regelmäßig, ob die Buchungen vollständig sind, Genehmigungen funktionieren und die benötigten Auswertungen zuverlässig bereitstehen.

Tipp: Vereinbaren Sie vor dem Start klare Verantwortlichkeiten für Systemadministration, Arbeitszeitregeln, Korrekturen und Lohnabrechnung. So vermeiden Sie Unklarheiten im laufenden Betrieb.

06 Fazit: Die passende Zeiterfassungssoftware finden

Welche Zeiterfassungssoftware die beste Wahl ist, hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Entscheidend sind die benötigten Erfassungswege, Arbeitszeitmodelle, Schnittstellen und Zusatzfunktionen – nicht allein der monatliche Einstiegspreis.

Die sieben Anbieter setzen unterschiedliche Schwerpunkte: Toggl Track konzentriert sich auf Projektzeiten, Shiftbase auf die Verbindung von Dienstplanung und Zeiterfassung. Personio integriert Arbeitszeiten in eine umfassendere HR-Plattform, während ATOSS Time Control besonders für anspruchsvollere Arbeitszeit- und Planungsprozesse interessant ist. Crewmeister richtet sich vor allem an kleinere Betriebe und mobile Teams. TimeTac und TimO® bieten modular kombinierbare Funktionen für unterschiedliche Anforderungen.

Unsere Empfehlung: Wählen Sie zwei oder drei passende Systeme aus und prüfen Sie anhand typischer Arbeitsabläufe, ob Funktionen, Bedienung und Gesamtkosten zu Ihrem Unternehmen passen.

07 Häufige Fragen

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel informiert allgemein über Zeiterfassungssysteme und die Rechtslage in Deutschland. Er ersetzt keine rechtliche oder datenschutzrechtliche Beratung im Einzelfall.

Quellenverzeichnis

Für diesen Vergleich wurden die öffentlich zugänglichen Produktbeschreibungen, Preisübersichten und Informationen zu Schnittstellen der jeweiligen Softwareanbieter herangezogen.

TimO® – Time Management Office GmbH

• Digitale Zeiterfassung
• Zeiterfassungssystem
• Preise für die Zeiterfassung

TimeTac

• Zeiterfassung
• Preise und Module
• DATEV-Schnittstelle

Personio

• Digitale Arbeitszeiterfassung
• Preise und Pakete
• DATEV-Integration

Toggl Track

• Produktübersicht
• Preise und Tarife
• Integrationen

ATOSS Time Control

• Produktübersicht ATOSS Time Control
• ATOSS-Produktportfolio
• DATEV-Kooperation

Crewmeister

• Digitale Zeiterfassung
• Preise und Tarife

Shiftbase

• Digitale Zeiterfassung
• Preise und Tarife
• DATEV-Integration

Stand der Quellenrecherche: 16. Oktober 2026.

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